Heatco hallinoimiensa henkilötietojen käsittelijänä
Heatcolla on useimpiin rekistereihinsä liittyen kaksoisrooli, on sekä rekisterin pitäjä että henkilötietojen käsittelijä. Pääsääntöisesti Heatco käsittelee henkilötietoja itse, omien työntekijöidensä toimesta, niissä henkilörekistereissä joiden rekisterinpitäjänä se toimii. Alihankkijoita jotka toimivat henkilötietojen käsittelijän roolissa (epäsuorastikin), voivat olla mm. tietohallinnon käyttämät yhteistyökumppanit, jotka avustavat konsernia palvelin- ja tietojärjestelmien ylläpidossa tai joilla on tekninen pääsy Heatcon tietojärjestelmiin niiden ylläpitämiseksi, kehittämiseksi tai valvomiseksi.
Heatco Finland Oy: Julkiset verkkopalvelut
Heatco Finland Oy on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi ja käsittelevät tietojasi voimassa olevien tietosuoja-asetusten ja määräysten mukaisesti sekä hyvän tietojenkäsittelykäytännön mukaisesti.
Keräämme ja käytämme henkilötietojasi (esim. nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero) palvellaksemme sinua asianmukaisesti, esimerkiksi tarjotaksemme sinulle palvelujamme tai parantaaksemme ja personalisoidaksemme asiakaskokemustasi.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme kuinka keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, kun käytät verkkosivujamme tai muita julkisia verkkopalveluitamme, esim. Heatco Online palveluamme. Kerromme miten tietosi rekisteröidään ja miten tietojasi käsitellään kun esim. lähetät meille tilauksen tai tarjouspyynnön verkkosivujemme kautta. Kerromme tässä dokumentissa myös, kuinka käytämme henkilötietojasi tietyissä tilanteissa esim. jälkimarkkinoinnissa vierailtuasi sitä ennen verkkosivuillamme.
Tässä tietosuojaselosteessa kerromme myös, kuinka käsittelemme henkilötietojasi kun haet työtä Heatcolta.
Tietoturvallinen tietojen lähettäminen
Itse päätät, haluatko antaa meille henkilötietoja ja miten ne meille välität. Ilman henkilötietojasi emme ehkä voi palvella sinua haluamallasi tavalla tai kykene toimittamaan tuotteitamme tai palvelujamme. Huomaathan että pyrimme tarjoamaan aina turvallisen tavan toimittaa meille sujuvan yhteistyön edellyttämät arkaluonteisetkin tiedot. Lähtökohtaisesti internetsivuillamme oleva SSL-suojattu lomake on tietoturvallisempi tapa lähettää meille henkilötietoja kuin sähköposti. Voit myös pyytää meitä lähettämään linkin, jota kautta meille on mahdollista lähettää tietoja salattua sähköpostia hyväksi käyttäen. Esimerkiksi työhakemus on luonteeltaan sellaista tietoa, jollaisen lähettämisessä suosittelemme käyttämään ainoastaan salattuja yhteyksiä.
Heatco Finland Oy:llä on verkkosivu osoitteessa www.heatco.fi
Sekä lisäksi seuraavat verkkosivustot: www.lampolattia.fi, www.enerline.fi
Tarjoamamme verkkopalvelut käyttävät lähtökohtaisesti SSL-salausta käyttäjän päätelaitteen ja verkkopalvelun välisen tietoliikenteen suojaamiseen. Liikenteen lähteitä ja sivustoilla kävijöiden käyttäytymistä voidaan analysoida www-sivuston käyttämän analytiikan, esim. Google Analytics perusteella. Yksittäistä henkilö kotisivuilla kävijöistä ei kuitenkaan yleensä pystytä tunnistamaan. Poikkeuksen tähän muodostaa verkkosivuillemme sähköpostimarkkinointiin käyttämästämme järjestelmästä lähettämämme sähköpostimarkkinoinnin perusteella tuleva kävijä, joka sähköpostiviestin sisältämää linkkiä klikaten siirtyy kotisivuillemme, jolloin sähköpostijärjestelmäämme tallentuu ja yhdistyy tieto klikkaajan sähköpostiosoitteeseen ja muihin sähköpostijärjestelmäämme tallennettuihin henkilötietoihin kytkeytyen.
Käytämme evästeitä verkkosivustolla parantaaksemme verkkosivuston toimivuutta ja saadaksemme tietoa vierailuista verkkosivustoillamme. Evästeet ovat tietokoneesi kiintolevylle tallennettuja pieniä tekstitiedostoja, joiden avulla verkkosivusto tunnistaa tietokoneesi. Voimme käyttää joko evästeitä, jotka tallentavat tiedoston tietokoneellesi pysyvästi (pysyvät evästeet), tai evästeitä, jotka katoavat kun selaimesi sulkeutuu (istuntoevästeet). Sivustolla kävijän koneelle voidaan asentaa evästeitä tai kolmansien osapuolten yhteisöliitännäisiä käyttämällä koneeseesi voidaan asentaa tunniste, joiden avulla verkkosivuillamme kävijälle voidaan myöhemmin yhteistyökumppaniemme avulla tarjota kohdennettua mainontaa (esim. Facebook ja Instagram jälkimarkkinointi).
Käyttämällä Heatcon hallinnoimia verkkosivuja, käyttäjä hyväksyy nämä ehdot. Evästeiden käytön käyttäjä voi kieltää muuttamalla käyttämänsä internetselaimen asetuksia.
Verkkosivuiltamme lomakkeiden avulla kerättävät tiedot
Tarjouspyyntö ja tilaus -lomakkeet, uutiskirjeen tilaaminen sekä VIP-asiakkaaksi rekisteröityminen Internetsivuillamme on lomakkeita, joita käyttäen on mahdollista mm. tilata tuotteitamme tai palveluitamme, tilata uutiskirjeitämme, rekisteröityä VIP-asiakkaaksi tai jättää yhteydenottopyyntö. Sivustolla käytetään SSL-suojausta. Lomakkeissa tyypillisesti kysyttävät henkilötiedot ovat seuraavat:
- Nimi
- Puhelin
- Sähköposti
- Katuosoite
- Postinumero
- Toimipaikka
Lisäksi lomakkeilla on yleensä tekstikenttä, johon on mahdollista syöttää haluamaansa lisätietoa sekä mahdollisuus liitetiedoston lähettämiseen. Lomakkeen kautta lähettävät tiedot lähetetään meille sähköpostitse, esim. osoitteeseen myynti@heatco.fi jota käsittelee Heatcon asiakaspalveluhenkilöstö. Tiedot tallennetaan käyttämästäsi lomakkeesta riippuen joko Heatco Finland Oy:n käyttämään asiakas- tai markkinointirekisteriin.
Tietojen käyttö ja rekisteröiminen
Verkkosivuilta ja verkkopalveluista tallennamme tietosi tilanteen tai toimeksiantosi mukaisesti esim. Heatcon asiakasrekisteriin tai markkinointireksiteriin. Henkilötietojen rekisteröintiperusteena on nimenomainen suostumus tai oikeutettuun etujen toteuttamiseen liittyvät tarpeet, mm. tilattujen tarvikkeiden toimittaminen ja laskutus. Tietojasi käytetään toimeksiantosi toteuttamiseen, esim. tilaamiesi tarvikkeiden, tilaamasi uutiskirjeen tai pyytämäsi tarjouksen toimittamiseksi perille. Markkinointirekisterimme tietoja käytämme tiedostus ja markkinointitarkoituksiin. Tietojen käyttö perustuu oikeutettuun etuun markkinoida palveluita tai tuotteita olemassa olevalle asiakkaalle tai toimialansa, tehtävänsä tai toimenkuvansa perusteella tuotteistamme kiinnostuneelle ammattilaiselle. Halutessasi voit helposti peruuttaa saamasi sähköpostit tai halutessasi pyytää osoitteesi pysyvää poistoa sähköpostilistaltamme. Lisätietoa markkinointiin liittyvästä tietojenkäsittelystä löydät markkinoinnin tietosuojaselosteesta, joka on julkinen ja on saatavilla mm. verkkosivuiltamme. Asiakasrekisterimme tietosuojaselosteen toimitamme pyydettäessä asiakkaillemme tai viranomaisille.
Oikeus nähdä, korjauttaa tai poistaa sinusta rekisteröimämme yhteystiedot
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tai korjauttaa rekistereistämme itsestäsi keräämämme henkilötiedot, tai poistattaa tietosi mikäli meillä ei ole oikeudellista etua tai laillista velvoitetta tietojen edelleen tallentamiseen. Sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi markkinointiviestintään, joka onnistuu helpoiten klikkaamalla sähköpostijärjestelmästämme lähettämämme viestin lopusta löytyvää linkkiä, Peruuta tilaus. Kaikkiin tietosuojaan tai tietojen tarkistamiseen tai poistamiseen liittyvissä asioissa ja kysymyksissä voit lähestyä meitä joko puhelimitse puh. 044 720 9063 tai sähköpostitse jussi.tikkanen@heatco.fi. Huomaathan, että salattu sähköposti on käytettävissäsi erikseen pyydettäessä.
Rekisteröidyn oikeudet itsestä tallennettuun tietoon
Rekisteröiden henkilöllä on oikeus:
- saada vahvistus käsitelläänkö hänen tietoja henkilörekisterissä
- oikeus itsestään tallennettuun tietoon
- oikeus korjauttaa itsestään tallennettua virheellistä tietoa
- mikäli rekisteröinti perustuu suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus
- oikeus vastustaa tietojen käyttöä
- oikeus tulla unohdetuksi
Heatco kunnioittaa henkilörekistereihinsä rekisteröityjen henkilön tahtoa ja toteuttaa rekisteröidyn haluamia muutoksia hänestä tallennettuihin tietoihin saamiensa yhteydenottojen perusteella. Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle. Tietosuojaan liittyvissä muissa kysymyksissä yhteyshenkilönä toimii Jyväskylän toimipisteessämme Jussi Tikkanen, Heatco Finland Oy, Koivupurontie 6 A, 40320 Jyväskylä. P. 044 720 9063 tai jussi.tikkanen@heatco.fi.
Tietojen luovuttaminen kolmansille osapuolille
Verkkopalveluista keräämämme tiedot eivät lähtökohtaisesti ole erityisen arkaluonteisia, mutta jos ovat niin kerrothan siitä meille! Tietojen luovuttaminen esim. logistiikkakumppanillemme voi olla oikeutettujen etujemme saavuttamiseksi välttämätöntä, kun toimitamme tilaamasi tavaran tai laskutamme tilaamasi tarvikkeet. Erikseen pyydettäessä voimme ojentaa laskun suoraan käteesi kun noudat meiltä tilaamasi tarvikkeet, jolloin tietojen luovutukselta kolmansille osapuolille vältytään.
Käytämme joitakin palveluntarjoajia esim. tietohallinnossamme, tietojemme vastaanotossa tai tallentamisessa tai haluamasi palvelun tai tuotteen toimittamisessa. Palveluntarjoajamme käsittelevät henkilötietojasi ainoastaan siltä osin kuin se on tarpeen pyytämämme palvelun suorittamiseksi. Yksityisyytesi suojaamiseksi edellytämme, että kaikki palveluntarjoajamme pitävät niille toimittamamme henkilötiedot salassa ja riittävän turvassa, kuitenkin esim. nimi ja osoite voivat olla esim. lähettämässämme laskussa näkyvissä. Edellytämme että kaikki käyttämämme palveluntarjoajat sovellettavat voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja heitä koskevat voimassa olevat sopimukset ja salassapitovelvoitteet.
Lisäksi Heatco Finland Oy voi luovuttaa tai siirtää henkilötietojasi Heatco-konsernin sisällä. Joissakin tapauksissa, esim. pyytäessäsi LVI-urakoinnista tarjousta, voi pyyntösi toteuttamiseksi olla tarpeen luovuttaa tiedot kolmannelle, kyseistä kokonaispalvelua tarjoavalle osapuolelle. Pyrimme tällaisissa tilanteissa, esim. jo tiedonkeräyslomakkeella tai muuten erikseen etukäteen kysymään luvan tiedon välittämiseksi eteenpäin konsernimme ulkopuolelle
