Markkinointirekisterin tietosuojaseloste
Heatco Finland Oy
Päivitetty 29.10.2026
Rekisterinpitäjä
Heatco Finland Oy
Y-tunnus: 2252787-4
Kotipaikka: Jyväskylä
Osoite: Koivupurontie 6 A, 40320 Jyväskylä
Puhelin: 020 720 9080
Sähköposti: myynti@heatco.fi
Selosteen tarkoitus ja soveltamisala
Tämä seloste koskee Heatcon markkinointirekisterissä olevien asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyä. Verkkosivujen, verkkokaupan, tilausten, tarjouspyyntöjen ja evästeiden käsittelystä kerrotaan erillisessä Verkkosivujen ja verkkopalveluiden tietosuojaselosteessa.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Heatco käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden hoitamiseen ja kehittämiseen sekä tuotteista, palveluista, tapahtumista ja muista ajankohtaisista asioista viestimiseen.
Asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöiden tietojen käsittely markkinointia ja asiakassuhteen hoitamista varten perustuu Heatcon oikeutettuun etuun silloin, kun viestintä liittyy henkilön työtehtäviin ja Heatcon toimintaan.
Potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan käsitellä Heatcon oikeutetun edun perusteella, kun henkilön tehtävän tai aseman perusteella on aiheellista arvioida hänen olevan kiinnostunut Heatcon tuotteista tai palveluista.
Uutiskirjeen tilaaminen ja muu vapaaehtoinen markkinointilupa perustuvat rekisteröidyn suostumukseen. Sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämisessä noudatetaan lisäksi soveltuvaa lainsäädäntöä. Rekisteröity voi milloin tahansa kieltää henkilötietojensa käytön suoramarkkinointiin.
Käsiteltävät henkilötiedot
Markkinointirekisterissä voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
- nimi ja yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite;
- yrityksen tai organisaation nimi ja yhteystiedot;
- tehtävänimike, asema tai toimenkuva;
- tieto asiakkaan tai yhteyshenkilön kiinnostuksen kohteista, kuten tuoteryhmistä tai palveluista;
- yhteydenottoihin liittyvät muistiinpanot ja viestintähistoria;
- tiedot markkinointisuostumuksista, markkinointiluvista ja markkinointikielloista;
- tiedot lähetetyistä markkinointiviesteistä sekä viestien avaamisesta, linkkien klikkaamisesta tai aineistojen lataamisesta, jos käytetty järjestelmä tallentaa nämä tiedot.
Heatco ei lähtökohtaisesti kerää markkinointirekisteriin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.
Henkilötietojen lähteet
Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään, Heatcon asiakas- ja yhteydenpitotiedoista, tapahtumista sekä Heatcon verkkosivujen lomakkeista ja uutiskirjetilauksista. Potentiaalisten yritysasiakkaiden yhteystietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta, jos henkilön tehtävä tai asema liittyy Heatcon toimialaan.
Tietojen käyttö markkinoinnissa
Heatco voi käyttää markkinointiviestien avaamis- ja klikkaustietoja viestinnän kohdentamiseen ja sen kehittämiseen. Jos henkilö osoittaa kiinnostusta tiettyyn tuotteeseen tai palveluun, Heatco voi lähettää aiheeseen liittyvää lisätietoa tai olla yhteydessä henkilön kanssa soveltuvalla tavalla.
Henkilötietoja voidaan käyttää myös markkinoinnin kohdentamiseen mainos- ja sosiaalisen median palveluissa. Tietoja luovutetaan näihin palveluihin vain siinä laajuudessa kuin kohdentaminen edellyttää.
Tietojen vastaanottajat ja siirrot
Tietoja käsittelevät Heatcon tehtäviensä perusteella valtuuttamat työntekijät. Heatco käyttää markkinointiviestinnän hallintaan ja lähettämiseen ActiveCampaign-palvelua. Tietoja voidaan käsitellä myös muiden markkinoinnin tai asiakkuudenhallinnan palveluntarjoajien, mainosalustojen sekä painatus- ja postituspalvelujen avulla silloin, kun se on tarpeen Heatcon markkinointitoimenpiteiden toteuttamiseksi.
ActiveCampaign ja sen alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. ActiveCampaign ilmoittaa käyttävänsä soveltuvissa Yhdysvaltoihin suuntautuvissa siirroissa EU–Yhdysvallat Data Privacy Framework -järjestelyä. Muissa tilanteissa siirtoon voidaan käyttää muuta soveltuvaa suojamekanismia, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita.
Henkilötietoja ei myydä tai vuokrata ulkopuolisille.
Tietojen säilyttäminen
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin yhteyshenkilö toimii tehtävässä, johon Heatcon tuotteet tai palvelut liittyvät, tai asiakas- tai yhteistyösuhde on aktiivinen. Tietojen ajantasaisuus ja säilyttämisen tarve arvioidaan vähintään kerran vuodessa.
Tiedot poistetaan tai päivitetään, jos yhteyshenkilön tehtävä tai yritys vaihtuu, tiedot vanhenevat tai markkinoinnille ei enää ole perusteltua tarvetta. Markkinointikiellon noudattamiseksi Heatco voi säilyttää rajatun estotiedon, jotta markkinointia ei aloiteta uudelleen vahingossa.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus:
- saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja pyytää virheellisten tietojen oikaisua;
- pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista lain edellyttämissä tilanteissa;
- vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointiin;
- peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa;
- pyytää tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen silloin, kun tämä oikeus soveltuu;
- tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Uutiskirjeen voi peruuttaa viestin lopussa olevan peruutuslinkin kautta. Muut tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen myynti@heatco.fi.
Valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto: tietosuoja@om.fi, puhelin 029 56 66700.
Selosteen muuttaminen
Heatco voi päivittää tätä selostetta toimintansa, käyttämiensä palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa. Uusin versio julkaistaan Heatcon verkkosivuilla.
